緊急事態宣言が全国で解除され、最後まで宣言の対象だった東京など5都道県でも徐々に日常を取り戻しつつあります。
 幣事務所では、元々導入していた在宅勤務の対象者を拡大し、最低限の者だけ出社するなどの感染予防対策を行ってきました。在宅勤務においてはセキュリティ対策をした上で、リモートアクセスにより電子申請を行うなど、システムを活用して業務対応をしており、6月はこの勤務体制を行う予定です。
 また、これまでも遠方のお客様とはリモート会議を行っていましたが、これを機にリモート会議を行うお客様も増えてきました。スタッフも会議に参加しやすいなど、どこにいても効率的に会議ができるという面でメリットを感じています。一方で環境によっては聞き取りづらいこともあり、ヘッドセットなどの最低限の環境整備は必要だということも実感いたしました。
 日頃から、在宅勤務やリモート会議など、働き方改革に取り組んでいたことが今回のコロナ感染症対策に役立ったと感じています。
 一方で、初めてWeb講演を行う機会をいただきました。聴講者の前で行う講演と違い、リアクションを直接肌で感じることができず、いつもと違う感覚でした。講演の際は、聴講者の皆様にすごく支えられているのだなととてもありがたく思いました。また、久しぶりにお客様と直接会って話す際には、これまで以上にface to faceの良さを実感しました。
コロナを機に、直接対面の良さ、重要性を再認識できたと感じています。今後は、リモートとface to faceへの原点回帰といった二極をうまく使い分けた働き方やビジネスモデルを追及していくことになるのかもしれません。
 緊急事態宣言が解除されてからも当面は、リモートワークや時差出勤など継続する企業が多くあります。今回は、このような働き方に関する留意点を取り上げます。

時差出勤や休日を平日に変更する方法
引き続き接触を減らすために、時差出勤又は休日を平日に変更することができますか?

  • 就業規則に規定するか、合意が必要です。一般的に「始業・終業時刻の繰上げ・繰下げ」規定が就業規則に定められていますので、原則としてこの規定を適用することが可能です。
  • 社内での接触を減らすため、土日の休日を勤務日に変更している企業もあります。こちらも就業規則に規定するか、合意が必要です。一般的に「振替休日」規定が就業規則に定められていますので、原則としてこの規定を適用することが可能です。

対策 方法
時差出勤
(始業時刻と終業時刻を早める)
就業規則に「始業・終業時刻の繰上げ」の規定があれば、これに基づいて、時刻を変更することができます。又は、就業規則の変更により、所定就業時刻を時限的に変更する付則を定める方法等も考えられます。
土曜日・日曜日出勤
平日休み
元々、土曜日・日曜日が休日、平日が出勤の会社の場合、この取扱いを変更することになります。
就業規則に「振替休日」の規定があれば、これに基づいて、あらかじめ、土曜日・日曜日を出勤日とし、例えば水曜日・木曜日を休日と指定します。又は、就業規則の変更により、所定休日を時限的に変更する付則を定める方法等も考えられます。これらの措置をしないで、休日出勤とすると、原則として休日出勤手当が発生します。

時差出勤と割増賃金
始業時刻・終業時刻の繰上げ・繰下げによる時差出勤を行う場合、繰り上げた分や繰り下げた分の残業代を支払う必要がありますか?

 法律上は、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えた場合に割増賃金支払い義務が発生します。従って、繰り上げ、繰り下げにより法定労働時間を超えなければ、残業代を支払う必要はありません。ただし、例えば、就業規則等に所定終業時刻を超えると残業代を支払うような規定がある場合は、それに従う必要があります。

振替休日と割増賃金
振替休日の場合、割増賃金は支払わなければなりませんか?

 休日の振替とは、あらかじめ休日と定められた日を労働日とし、代わりに他の労働日を休日にすることをいいます。
また、労基法の1週1日又は4週4日の休日の要件を満たさなければならないので、この要件に該当するように振替休日を配置、指定しなければなりません。この要件を満たせば、振替休日においては休日労働とはなりませんので、休日割増手当は不要となります(昭23.4.19 基収1397号 昭63.3.14 基発150号)。
 振り替える時期は、週の法定労働時間とのバランスに注意が必要です。例えば、週休2日制・1日8時間労働(週40時間勤務)の事業場で振替を行うと、ある週では休日が1日となり、週48時間労働となる場合があります。その結果、法定労働時間の40時間を超えますので、超過した8時間については、時間外労働協定及び割増賃金(2割5分)の対象となります(昭22・11・27 基発第401号、 昭63・3・14 基発第150号)。一方、1週間の範囲内で休日を振り替え、週労働時間が40時間の範囲に収まれば、時間外労働の割増賃金は発生しないというのが法律上の考え方です。

テレワーク
今後もテレワークを継続しようと考えています。規定などが必要でしょうか?

(1)就業規則、在宅勤務規程の整備
 使用者は、労働契約を締結する際、労働者に対し、賃金や労働時間のほかに、就業の場所に関する事項等を明示しなければなりません(労働基準法第15条、労規則第5条第1項第1の3号)。従って、労働契約を締結する者に対しテレワークを行わせる場合は、労働契約締結の際、就業の場所として、労働者の自宅等のテレワークをする場所を明示しなければなりません(労基則5条2項)。
 今回、コロナ対策として緊急的に在宅勤務を導入した企業も多く、労働契約上自宅を勤務場所として明示していなかったケースもあると思われます。もっとも、今回に関しては従業員も感染予防のため納得して在宅勤務しており、トラブルにはなっていないように考えます。ただし、今後も継続していくのであれば、例えば費用負担をどうするかなど、規定しておくことは重要です。就業規則に在宅勤務について規定するか、在宅勤務規程を整備すべきです。規程例を載せておきますのでご参考ください。

(2)テレワークを行う場合の労働時間制度
  テレワークに関する検討課題としてどのような労働時間制度とするかといったことがあります。テレワークを行う際の労働時間制度として、➊通常の労働時間制度(フレックスタイム制を含む)、❷事業場外みなし労働時間制度、❸裁量労働制があげられます。
自宅等での勤務であっても、仕事に集中できる環境の場合は、仕事とプライベートを切り分けることができますので、➊により、しっかりと労働時間管理をすることが有効です。労働者としてはオンとオフを切り分けられますし、オフィス勤務の労働者からもオンの時間に遠慮なく連絡がとれるなど、コミュニケーションもとりやすいでしょう。
 この場合、就業規則に始業・終業時刻を定め、その時間勤務することになります。また、時差出勤やフレックスタイム制を適用すれば、育児や介護などのプライベートと仕事との調整を図って柔軟に働きやすくなります。
実務上は、通常の労働時間管理をしている企業が多く、次いでフレックスタイム制がよく使われています。❷と❸については、業務が限定されるなど適用できるケースは少ないため、ここでの説明は割愛いたします。
 また、労働時間の把握方法については、社外でも使用できる勤怠管理ツール等にて労働時間管理を行い、これに基づき管理職が法令や会社の規則等に沿った労働が行われているか日々確認し、問題があれば指導するといった運用が望まれます。難しい場合は、自己申告制を用い、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」(平成29年1月20日策定)に沿った対応することになります。また、業務の開始・終了時に上司等にメールで報告するなど、タイムリーに勤務状況が分かるようにしておけば、当該労働者がテレワークで勤務時間中であると社内でも分かりますので、連絡やコミュニケーションをとりやすくなります。中抜けを認める場合はその時間も申告するようにします。さらに、テレワークができる回数を週1回にするなど可能な回数を定めたり、テレワークが使える対象者を限定することも可能です。

(3)働き過ぎの防止
 勤務と私生活との切り分けが難しいテレワークは、時間外や深夜労働が増えるなど、働き過ぎとなることも想定されます。このような対策の一つとして、時間外、深夜または休日(以下時間外等)労働は原則禁止とし、必要な場合は事前に許可を得るという事前許可制にしておくことも一つの方法です。また、役職者等から時間外にメールを送付することの自粛を命じたり、深夜や休日には、業務ツールにアクセスできないように設定しておくことも有効です。
 テレワークは集中して仕事ができるため基本的には生産性の向上につながりますが、中にはテレワークでは業務に集中できず生産性が落ちるケースも想定されます。その対策としては、成果物の提出を義務付けたり、テレワークに適性がない従業員は対象から外せるように規定しておくのがポイントです。

(4)情報取扱に慎重な業界では
 情報取扱に慎重な業界もあります。例えば、金融機関の例では、三菱UFJ銀行やあおぞら銀行などは、本部の企画部門だけに限らず、支店や全行員への在宅勤務制度が導入されています。例えば、会社貸与のモバイルPCを利用したり、自宅PCから業務ツールへのアクセスにワンタイムパスワードを設けるなど、ハード面でのセキュリティ対策を講ずることは可能です。併せて、情報管理規程を従業員へ周知徹底し、誓約書を提出させることで注意喚起するなどソフト面でも対策します。
 また、紙の書類が多い場合、ぺーパーレス化を進めることも重要です。書類は業務ツールに電子保存をしておけば、テレワークでも必要な情報にアクセスができます。職場で仕事をするのと同様の環境となるため、テレワーク用の業務の切り出しは不要になります。加えて、印刷・ファイリングなどの事務の軽減化、情報共有化、検索性が高まること、保管場所を減らせるなどのメリットが見込まれます。

(5)人事評価の課題
 テレワークを高い頻度で行う場合は人事評価が課題となります。態度や意欲をみるような細かい情意考課は難しくなる一方、安易な成果主義の導入は不公平感を生むことになります。例えば、役割の場合、3段階程度の評価なら馴染む可能性があります。「よく果たしている」「通常程度に果たしている」「果たしていない」といったような評価です。自社の仕事を見える化しどのような点を評価するのか、この機会に評価制度を見直すのも一つです。

テレワーク規程

第1章 総則

(目的)

第1条 このテレワーク規程(以下「規程」という)は、○○株式会社(以下「会社」という)のテレワークに関する労働条件その他の就業に関する事項を定めるものである。 2 テレワーク制度を実施する目的は次のとおりである。

  1. 多様なワークスタイルを実現し仕事と家庭の両立や就業機会の拡大に資する。
  2. 従業員の業務効率と創造性の向上を図り、会社と従業員の成長を目指す。
  3. 感染症予防、天災事変、交通遮断、行政の要請その他従業員の健康若しくは安全等のためにテレワークによる勤務が妥当と会社が判断した場合。
(定義)

第2条 この規程において「テレワーク」とは、労働時間の全部または一部について、第2項に定める場所で情報通信機器を用いて行う勤務形態をいい、テレワークを行う従業員を「テレワーク勤務者」という。
2テレワークを行う場所は、自宅または自宅に準ずる場所(以下「自宅等」という)で、インターネット、携帯電話が接続可能な場所とする。

(テレワークの対象者)

第3条 テレワークの対象者は次の各号のいずれも満たす者のうち、会社がテレワークを許可した者とする。

  1. 原則として勤続1年以上かつ自宅等での業務が円滑に遂行できると認められる者
  2. 自宅等の執務環境、セキュリティ環境が適切と認められる者
  3. テレワークを希望する者

2 会社は、業務上その他の事由により、テレワークの許可を取り消すことができる。

(テレワークの申請手続等)

第4条 前項によりテレワークの許可を受けた者がテレワークを実施する場合、都度、テレワーク実施日の一営業日前までに所属長に申請し承認を得なければならない。

(テレワーク日の出社)

第5条 テレワーク実施日であっても業務の必要性により、上長から出勤の要請があったときには出勤しなければならない。

(就業規則の適用)

第6条 テレワーク勤務者ついては原則として就業規則を適用し、この規程または個別に定める場合はその定めによる。

第2章 服務規律

(規程等の遵守)

第7条 会社及びテレワーク勤務者は、就業規則および会社諸規程を守り、相互に協力して業務の運営に当たらなければならない。

(業務専念義務)

第8条 テレワーク勤務者は、勤務時間中は業務に専念しなければならない。

(連絡方法等)

第9条 テレワーク時間中は、電子メールおよび携帯電話等により常時会社と連絡をとれる状態にしておくものとする。

(情報管理)

第11条 テレワーク勤務者は情報管理について、就業規則、情報セキュリティ規程その他の規程や誓約書の遵守をするものとする。特に個人情報、会社の秘密情報の取り扱いについては部外に漏洩することがないように厳格に管理するものとする。
2 テレワーク勤務者は、顧客情報および営業上の機密情報などの取り扱いには施錠管理するなど十分注意し、処理中の物を除きこれらの情報を常時自宅に保有しないこととする。
3 電子情報については会社のサーバーに保管するものとする。

第3章 勤務

(労働時間)

第12条 テレワーク勤務者の労働時間・休憩は、原則として就業規則第○条(労働時間)の規定によるものとする。
2 テレワーク勤務者は、就業規則第○条に基づき、前項の始業・終業時刻を繰り上げ、又は繰り下げることができる。

(時間外・休日・深夜労働の事前許可)

第12条の2 テレワーク勤務者が、時間外労働、休日労働または深夜労働をする場合は、事前に所定の方法で所属長に申請し、その許可を得なければならない。

(業務の開始・終了の報告)

第13条 テレワーク勤務者は、業務の開始及び終了及び休憩時間(私事により業務を中断した時間を含む)を電子メールにより報告しなければならない。

(業務実施状況の報告)

第13条の2 テレワーク実施日には、上長に対して終業時に成果の提出及び実施業務の進捗状況に関する報告を業務管理システムにより行うこととする。

(緊急時の連絡体制)

第13条の3 テレワーク勤務者は、適宜、会社に電話をし、職場とのコミュニケーションを怠らないようにしなければならない。
2 トラブルや事故が発生した場合、テレワーク勤務者は所属長または社内の関係者に直ちに連絡をしなければならない。
3 テレワーク勤務者は、不測の事態が生じた場合に確実に連絡がとれる方法をあらかじめ所属長に連絡しておかなければならない。

第3章の2 給与

(給与)

第13条の4 テレワーク勤務者の給与は給与規程による。
2 テレワーク勤務者の通勤手当は原則として給与規程に基づき支給する。ただし、月○日以上テレワークする場合は、定期代は支給せず、実際に通勤に要した実費分を給与支給日に支給する。

第4章 情報通信機器の貸与、費用

(情報通信機器の貸与)

第14条 会社はテレワーク勤務者に対し、情報通信機器を貸与するものとし、テレワーク勤務者は会社貸与の情報通信機器(パソコン、携帯電話等)を使用する。

(費用の負担)

第14条の2 前条の情報通信機器を使用する場合の通信費は会社負担とする。
2 テレワークに伴って発生する水道光熱費はテレワーク勤務者が負担する。
3 業務に必要な郵送費、事務用品費、消耗品費その他会社が認めた必要は会社が負担する。
4 その他の費用については、テレワーク勤務者が負担する。

第5章 教育訓練

(教育訓練)

第17条 会社はテレワーク勤務者に対し、業務に必要な知識・技能を高め、資質の向上を図るため、必要な教育訓練を行うことがある。
2 テレワーク勤務者は会社から教育訓練を受講するよう指示された場合は、当該教育訓練を受けなければならない。

第6章 安全衛生

(安全衛生)

第18条 会社は、テレワーク勤務者の安全衛生の確保及び改善を図るため必要な措置を講ずる。
2 テレワーク勤務者は安全衛生に関する法令等を守り、会社と協力して労働災害の防止に努めなければならない。

(労働災害)

第19条 テレワーク勤務者の災害補償については、就業規則第○条の定めるところによる。

附則

(施行)

第23条 この規程は、  年 月 日より実施する。