電子申請の義務化について

 現在、手続きにかかる行政手続コスト(事業者が負担する郵送コストや移動コスト、作業時間等)を削減するため、電子申請の利用促進を図っており、その一環として、2020年4月より特定の法人一部の手続きについて、電子申請が義務化されます。(正確には、2020年4月以降に開始される各特定の法人の事業年度より適用されます。)
 社会保険労務士や社会保険労務士法人が、対象となる特定の法人に代わって手続を行う場合も含まれます。

特定の法人

  • 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出(金)の額が1億円を超える法人
  • 相互会社(保険業法)
  • 投資法人(投資信託及び投資法人に関する法律)
  • 特定目的会社(資産の流動化に関する法律)

一部の手続き

健康保険
厚生年金保険
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者 報酬月額算定基礎届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者 報酬月額変更届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者 賞与支払届
雇用保険
  • 被保険者資格取得届
  • 被保険者資格喪失届
  • 被保険者転勤届
  • 高年齢雇用継続給付支給申請
  • 育児休業給付支給申請
労働保険 ◎継続事業(一括有期事業を含む)を行う事業主が提出する以下の申告書

  • 年度更新に関する申告書(概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書)
  • 増加概算保険料申告書

※以下に該当する場合は、電子申請によらない方法により届出が可能です。
(1)電気通信回線の故障や災害などの理由により、電子申請が困難と認められる場合。
(2)労働保険関係手続(保険料申告関係)については、労働保険事務組合に労働保険事務が委託されている場合、年度途中に保険関係が成立した事業において、保険関係が成立した日から50日以内に申告書を提出する場合。

◎電子申請のメリット
  • 夜間、休日を問わず、24時間いつでも届出ができます。
  • インターネットに接続可能な場所ならどこからでも届出ができます。
  • 直接届出る場合の交通費、移動時間、待ち時間の削減、また郵送する場合の郵送料を削減できます。
  • 通知書等の返戻書類も電子公文書で戻ってくる為、保管場所、書類整理の手間を省けます。
◎電子申請の方法

 電子申請は、e-govサイトから直接行うか、市販電子申請ソフトで行います。また、健康保険・厚生年金保険・国民年金・雇用保険の適用関係届書については、届出データを年金事務所ホームページでダウンロードできる「届書作成プログラム」を使用して作成することができます。このプログラムには事業所情報や被保険者情報を登録し、電子申請用、CDまたはDVD用の届出データを作成することができますので、e-govサイトで直接入力を行うよりも楽に申請を行うことができます。ここで作成したデータを用いた健康保険組合へのCD-R等での電子媒体申請も可能です。(一部の健康保険組合では、電子申請を導入しています。ご加入の健康保険組合にご確認ください。)
 e-govサイトを通して直接行う手続きは、手続によって書類の添付方法が異なるなど分りにくい部分も多く、また電子申請ソフトはわかりやすく便利ですがコストがかかります。
 弊事務所では、5年まえより電子申請可能な手続きはすべて電子申請にて承っております。
電子申請導入にあたりご不明点等ございましたらお気軽にご相談ください。
 ※電子申請導入には、事前に電子証明書の取得やパソコンの環境設定等が必要となります。(詳細は日本年金機構又はe-govサイトをご確認ください。)

被扶養者認定における国内居住要件の新設について

 2019年5月に成立した「医療保険制度の適正かつ効率的な運営を図るための健康法等の一部を改正する法律」において、被扶養者認定における国内居住要件が新設されました。
 このため、2020年4月1日の施行日以降は、日本年金機構における被扶養者認定の際に、国内居住要件を満たしていることを確認し、認定後は、協会が毎年実施する被扶養者再確認等による確認が行われます。
 ただし、日本に住所を有しない者のうち、日本に生活の基礎があると認められるものについては、例外的に要件を満たすこととされます(別表参照)。
 また、施行日(2020年4月1日)までの間に被扶養者認定を受けたが、施行日時点では国内に居住していない者については、施行日時点で適切な資格管理ができるよう、健康保険被扶養者(異動)届の提出を求め、国内居住要件の例外に該当するかの確認、または国内居住要件に該当しないことによる認定の取消等、協会けんぽ等において必要な対応がなされます。

国内居住要件の例外と証明書類

国内居住要件の例外 証明書類
①外国において留学をする学生 査証、学生証、在学証明書、入学証明書等の写し
②外国に赴任する被保険者に同行する者 査証、海外赴任辞令、海外の公的機関が発行する居住証明書等の写し
③観光、保養またはボランティア活動その他就労以外の目的で一時的に海外に渡航する者 査証、ボランティア派遣機関の証明、ボランティアの参加同意書等の写し
④被保険者が外国に赴任している間に当該被保険者との身分関係が生じた者 出生や婚姻等を証明する書類等の写し
⑤①~④までに掲げるもののほか、渡航目的その他の事情を考慮して日本国内に生活の基礎があると認められる者 厚労省保険局に相談しつつ個別に判断

※国内に居住していても、「医療滞在ビザ」等で来日している者は、被扶養者の対象から除外されます。(日本に生活の基礎があるとは認められないため。)

民法改正による身元保証書の見直しについて

1.身元保証とは

採用の際に従業員に身元保証書を提出させている企業は未だ多く見られます。「身元保証人」という言葉の響きから、本人の素性や経歴について間違いないことを確認する人というイメージがあります。しかし、身元保証法によって、身元保証とは、従業員の行為によって会社が被った損害を賠償することを約束することと定められています(第1条)。
身元保証については、身元保証人の責任が重くなりすぎるリスクを避けるため、次のような制限が設けられています。

①保証期間

 保証期間は定めがあれば5年まで(同法第2条)、なければ3年(第1条)とされ、いわゆる自動更新の規定は無効とされています。

②使用者からの通知義務

 会社は、従業員が異動で勤務内容・勤務地を大きく変更したような場合は身元保証人に対してそのことを通知しなければなりません(同法第3条2号)。通知を受けた身元保証人は、将来に向かって保証契約を解除することができます。例えば、普通行員として入行した者が支店長に就任したといったような勤務内容の変化があっても、この解除権を行使しなければ、身元保証契約が失効することはありません(泉州銀行事件・最二小判昭44.2.21判時551-50)。

③業務上不適任の通知とメンタルヘルス

 従業員に業務上不適任または不誠実な事跡があって、このために身元保証人の責任問題を引き起こすおそれがあることを知ったときも、会社は身元保証人に対し、そのことを通知しなければなりません(同法第3条1号)。
この業務上不適任には健康上の障害による不適任も含まれます。従って、メンタルヘルス不調を家族に知らせて協力関係を得て健康配慮をなす必要があるにもかかわらず、従業員が個人情報保護法を理由に家族への連絡を拒否する場合、家族が身元保証人であれば、会社は同法23条1項1号の「法令に基づく場合」の第三者提供として、家族への連絡ができると解されます。

④裁判による保証責任の制限

保証責任が裁判で制限されることがあります(身元保証法第5条)。裁判所が身元保証人の責任範囲を制限する際に考慮する事情として、➊企業側の過失、❷保証するに至った経緯、❸その他の一切の事情があげられています。例えば、会社が、上述の通知義務を怠っていた間に、従業員が不正行為をし身元保証人の責任問題になった場合、通知の遅滞は、裁判所が身元保証人の損害賠償の責任およびその金額を定めるうえで斟酌すべき事情として考慮されます。

2.民法改正の影響

 2020年4月1日に施行される改正民法では、根保証契約に関して極度額を定めなければならないとされました。以下、法務省パンフレット「2020年4月1日から保証に関する民法のルールが大きく変わります」を参考にみていきます。
「根保証契約」とは、一定の範囲に属する不特定の債務について保証する契約をいいます。例えば、保証人となる時点では、現実にどれだけの債務が発生するのかがはっきりしないなど、どれだけの金額の債務を保証するのかが分からないケースをいいます。
個人(会社などの法人は含まれません)が保証人になる根保証契約については、保証人が支払の責任を負う金額の上限となる「極度額」を定めなければ、保証契約は無効となります。この極度額は書面等により当事者間の合意で定める必要があります。
極度額は,「○○円」などと明瞭に定めなければなりません。保証人は極度額の範囲で支払の責任を負うことになるので、保証をする際には、極度額に注意を払う必要があります。
また、極度額を定めないで根保証契約を締結してしまうと、その契約は無効となり、保証人に対して支払を求めることができないことになるので、債権者にとっても注意が必要です。
この規制は、身元保証書にも及びますので、改正民法施行後に身元保証を取得する場合には、極度額(保証の上限額)の定めが必要なります。従って、2020年4月入社となる新入社員等に関し、身元保証を交わす場合、この点を反映した契約書にする必要があります。 
なお、施行日前に締結された保証契約に関する保証債務は従前の例によるとの経過措置が定められています(改正民法附則21条1項)。従って、すでに取得した身元保証契約については、極度額の定めの有無は問題になりませんが、身元保証法第5条の趣旨から、無制限に損害賠償請求できるわけではない点に留意が必要です。

3.実務上の対応策

①変更せずこれまでと同じ書式を使う方法

 身元保証書の主たる目的が事故を起こさないためのけん制効果や抑止力としての効果を狙うものであれば、極度額を入れないまま使用するという考え方があります。この方法では、裁判になった場合、当該身元保証契約は無効ということになります。
 また、高額の金銭を取り扱う業種では、損害保険に加入している企業もあり、このような企業では、この方法を選択することも考えられます。

②極度額を具体的に明記する方法

 身元保証人に対する保証請求を主たる目的とする場合、極度額を明記する必要があります。そして、上述の通り、極度額は明瞭に明記する必要があると考えますが、金額が高すぎても無効となる可能性があります。金額については、今後の裁判例の集積を待つしかありませんが、例えば、100万円位が一つの目安ではないかと考えています。また、この金額であれば、比較的抵抗なくサインが得やすいのではないかと思われます。

身元保証契約書

株式会社 ○○○○(以下「甲」という)と、○○○○(以下「乙」という)とは、甲が雇用する○○○○(以下「丙」という)の身元保証について、以下のとおり契約を締結する。

 
第1条  丙が、甲丙間の雇用契約上もしくは雇用契約に付随する義務に違反し、または、故意・過失により甲に対して損害を与えたときは、乙は、丙と連帯して、甲に対し、極度額を金100万円として、その損害(直接損害・間接損害、特別損害・通常損害を問わず、また、弁護士費用等も含む。)を賠償する責任を負う。
(略)

③ある程度の金額で契約し賠償の余地を残す方法

一方、②では金額が低すぎる、あるいはもう少し不明確にしたいという場合、ある程度の金額で契約し保証請求の余地を残すという考え方もあります。この場合、200万円~300万円、又は給料の数か月分~1年分までが上限と考えます。もっとも、極度額が高すぎる、あるいは、確定性が足りないということで、無効になるリスクを承知の上で締結することになります。また、金額によっては、サインへの抵抗感もあるかもしれません。

身元保証契約書

株式会社 ○○○○(以下「甲」という)と、○○○○(以下「乙」という)とは、甲が雇用する○○○○(以下「丙」という)の身元保証について、以下のとおり契約を締結する。

 
第1条  丙が、甲丙間の雇用契約上もしくは雇用契約に付随する義務に違反し、または、故意・過失により甲に対して損害を与えたときは、乙は、丙と連帯して、甲に対し、丙が受ける初年度の月給の1年分に相当する額を極度額として、その損害(直接損害・間接損害、特別損害・通常損害を問わず、また、弁護士費用等も含む。)を賠償する責任を負う。
(略)

④その他

 この改正を契機に、身元保証書の徴求を止めようという動きもあります。この場合は、少なくとも、従業員の親族等の緊急連絡先を提出させておく必要があります。上述のように、身元保証人には、従業員がメンタルヘルス不調に陥った場合の協力要請先という機能もあります。少なくとも、親族等の緊急連絡を提出っせておかないと、そのような協力要請先が無くなります。また災害時に連絡がとれないといったリスクも生じることになります。