当社は金融機関です。就業規則の変更を検討していますが、どのような手続が必要でしょうか？また、支店がある場合、就業規則は本社でまとめて届け出ることができますか？
10人以上の労働者を使用する場合は、過半数代表者の意見聴取を行い、意見書を添付して、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません。本社と支店の就業規則が、同じ内容である場合には、本社で一括して届け出ることができます。
なお、就業規則を不利益に変更する場合は、労働者の合意を得るなどの対応が必要になることがありますので、専門家に相談した方が良いでしょう。
【１】就業規則の作成、変更時の手続
常時10人以上の労働者（パート、アルバイト等を含む）を使用する会社は、必ず就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署に届け出なければなりません（労働基準法89条）。労働者数が９人以下の場合は、就業規則の作成は義務付けられてはいませんが、トラブルを防止するためには、就業規則を作成し、労働条件などを明らかにしておくことが望まれます。この就業規則を作成し、または変更する場合は、次のような手続が必要です。
（１）過半数代表の意見聴取
就業規則は、会社が作成・変更するものですが、労働者にも関与し得る機会を与えるため、労働者の過半数で組織する労働組合、これが無ければ過半数の労働者を代表する者（以下併せて「過半数代表者」という）の意見を聴かなければなりません（労働基準法90条1項）。パート就業規則を別個に作るときも、法律上はこの過半数代表者の意見を聴きます。パート就業規則が適用されるパートの過半数を代表する者の意見を聴くことは、努力義務とされています。
意見聴取は、会社の一方的な制定権を前提にして単に意見を述べる権利に過ぎません。つまり、賛成意見ではない意見が付されていたとしても、労働基準法上は問題無いと解されます。なお、過半数の労働者を代表する者は、選出目的を明らかにした民主的な手続（挙手、投票、労働者の話し合い、持ち回り決議等）により、選出しなければなりません（労働基準法施行規則第６条の２）。
（２）労基署への届出
就業規則を作成し、または変更した場合には、所轄労働基準監督署に届け出なければなりません。これは、従業員数が10人以上の会社における義務です。このとき、過半数代表者の意見を記載し、その者の署名または記名押印のある意見書を就業規則に添付します（労基法90条2項）。
（３）労働者への周知
就業規則は、労働者に周知し、いつでも見られる状態にしておくことが必要です（労基法106条）。周知の方法としては、次のいずれかがあげられます。
①常に各作業場の見やすい場所に掲示または備え付ける。
②各労働者に書面でわたしておく。
③磁気テープ、磁気ディスクなどに記録し、各作業場に労働者がいつでも確認できる機器を設置する。
（４）就業規則を不利益に変更する場合
就業規則不利益変更の場合には、（１）の意見聴取とは別に、労働者との合意を得ることが原則として必要となります（労働契約法９条）。ただし、①変更後の就業規則を労働者に周知させ、②就業規則の変更が合理的である場合には、変更後の就業規則で定めた労働条件によることとなります（労契法10条）。ここにいう就業規則の変更が合理的かどうかは、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉状況その他の就業規則の変更に関する諸事情を総合的に勘案して判断されます。
なお、労働協約による労働条件の変更については、労使自治を尊重する観点から、仮に不利益変更であっても、締結された協約は原則として有効とされます。ただし、労働協約の効力は、原則として組合員だけに及ぶため、協約が締結できても、非組合員との関係では就業規則の変更という形で対応することになります。この場合に、組合の合意は、就業規則変更の合理性判断の際に、使用者に有利なポイントとなります。また、事業場の4分の3以上で組織する多数組合と協約を締結すれば、他の同種の労働者にも当該協約が適用されることになります。ただし、不利益変更の効力については、組合員の場合と比べると厳しく判断されます。
【２】就業規則の本社一括届出
本社の就業規則と他の事業場（支社・支店・営業所・店舗など。以下「支社等」という）の就業規則が、同じ内容である場合には、本社で一括して届け出ることができます。変更届の場合は、対象事業場の変更前の就業規則の内容も同じであることが必要です。
事業場の数と同じ部数の就業規則と意見書を用意します。ただし、同じ監督署管内に複数の事業場がある場合、就業規則は監督署ごとに１部を提出すれば構いません。この場合も意見書は事業場ごとに１部必要です。また、本社以外の対象事業場の名称、所在地及び事業場を管轄する監督署名を記載した一覧表も作成します。
【必要書類】
- 本社の就業規則届出書、意見書及び就業規則本体 各２部（正本及び控え）
- 一括届出する支社等の一覧表 ２部（正本及び就業規則配送作業室提出用）
- 一括届出する支社等の意見書（正本：事業場ごとに意見聴取して１部ずつ必要 ※）
- 一括届出する支社等の就業規則本体（正本：事業場を管轄する監督署ごとに１部必要）
※単一組織で本社及び対象事業場の労働者の過半数が加入している組合で、全事業場の過半数労働組合の意見が同意見であるときは、労働組合本部の意見書（記名押印のある正本）に「全事業場の過半数労働組合とも同意見である」旨を記載し、当該労働組合本部の意見書の写しを対象事業場分添付することでも差し支えないとされています。
手続の流れとしては、①～③の書類を本社の管轄労基署に提出して審査が通れば、①（本社控え）、②（１部）、③の書類が返却されますので、この②③と④を一緒にして、速やかに労働局の就業規則配送作業室に送付（または持参）します。この②③④は、配送作業室から各監督署に送付されます。就業規則配送作業室は、事前に本社を管轄する労基署に確認して下さい。
なお、社一括届出をする場合は、事前に本社を管轄する労働基準監督署に確認をしておくとよいでしょう。
【３】就業規則チェックリスト
就業規則を見直す際には、以下の就業規則チェックリストをご活用下さい。チェックリストに当てはまるものがあれば、対応が必要です。無料で簡易診断をいたしますので、当事務所までメール又はFAXにてご送信ください。
